1. Zweck
Diese Arbeitsanweisung legt fest, wie „Platzhalter“ im Terminkalender zur strukturierten Vergabe von Kundenterminen eingesetzt werden, um eine effiziente und geregelte Terminplanung sicherzustellen.
2. Geltungsbereich
Diese Anweisung gilt für alle Mitarbeiter, die mit der Terminvergabe oder -planung im Unternehmen betraut sind.
3. Arbeitsmittel
Terminkalender
4. Durchführung
Die Vergabe der Kundentermine erfolgt anhand der festgelegten „Platzhalter“ im Terminkalender. Dabei gelten folgende Regeln und Hinweise:
Platzhalter-Erstellung:
Bei der Erstellung der Platzhalter ist sicherzustellen, dass in beiden Studios keine parallel laufenden Termine eingetragen werden.
Zwischen den Terminen ist stets ein Puffer von 15 Minuten zu planen, um Verzögerungen vorzubeugen.
Zeitplanung für verschiedene Terminarten:
Beratungen/Messungen: 1 Stunde
Anpassungen: 1 Stunde
Nachanpassungen: 1 Stunde
Nachkontrollen: 30 Minuten
Otoplastikauslieferungen: 30 Minuten
Abformungen: 30 Minuten
Sonstige Termine: 30 Minuten
Begrenzung der Beratungstermine pro Akustiker:
Pro Vor- oder Nachmittag sollten maximal zwei Beratungstermine für jeden Akustiker vereinbart werden, um eine angemessene Arbeitsbelastung und Kundenbetreuung sicherzustellen.
Platzhalter-Eintrag und Terminfreigabe:
Die Platzhalter für Termine werden von YT eingetragen, nachdem RH die Besetzung des Terminkalenders geplant hat und somit die Verfügbarkeit der Akustiker bestätigt ist.
5. Mitgeltende Dokumente
Tabelle zur Erstellung des Terminkalenders
Diese Anweisung ist verbindlich und ist für die einheitliche und effiziente Nutzung des Terminkalenders einzuhalten.
