1. Zweck #
Diese Arbeitsanweisung dient der einheitlichen Annahme und Kontrolle von Waren in den Filialen der Firma Hörgeräte Hermanns.
2. Geltungsbereich #
Die Anweisung gilt für alle Mitarbeitenden und umfasst alle Waren, die in den Filialen angenommen werden.
3. Arbeitsmittel #
- Software: AMPAREX
- Büromaterial: Schere, Brieföffner, Stifte, Bestellordner
- Formulare: Bestellliste in Amparex
4. Durchführung #
Die Durchführung unterscheidet zwischen internem und externem Wareneingang.
I. Interner Wareneingang #
- Wareneingang erfassen
Die Ware wird als interne Lieferung entgegengenommen, und der Lieferschein wird mit der Ware abgeglichen. - Warenannahme in AMPAREX
- Öffnen Sie AMPAREX > Lagerverwaltung > Wareneingang und wählen Sie den Reiter „WE aus Versand“.
- Wählen Sie Filiale und Ware aus und klicken Sie auf „Einlagern“, um den Wareneingang digital zu erfassen.
- Nachforderung fehlender Ware
Fehlende Artikel werden bei der versendenden Filiale nachgefordert und entsprechend dokumentiert. - Wareneinsortierung
Sortieren Sie die Ware gemäß der Warengruppe an den zugewiesenen Lagerplatz ein.
II. Externer Wareneingang #
1. Allgemeine Lieferung #
- Lieferung annehmen
Die Ware wird von einem Lieferdienst (DHL, Post, UPS, GDP usw.) angeliefert. Vor der Unterschrift beim Zusteller erfolgt eine Sichtkontrolle der Verpackung. Beschädigte oder nasse Pakete werden abgelehnt und an den Lieferanten zurückgesandt. Informieren Sie den Lieferanten in diesem Fall telefonisch. - Lieferung kontrollieren
Nach dem Auspacken werden Lieferschein und Ware mit der Bestellung abgeglichen. Notieren Sie auf dem Bestellzettel eventuelle Nachlieferungen oder Verzögerungen einzelner Artikel. Tragen Sie Verzögerungen in die digitale Kundenkartei ein und informieren Sie den betreuenden Akustiker. Falls notwendig, wird der Kundentermin verlegt. - Warenannahme in AMPAREX
- Öffnen Sie AMPAREX > Lagerverwaltung > Wareneingang und buchen Sie die Ware digital ein.
- Haken Sie den Lieferschein ab und vermerken Sie das Datum sowie Ihr Kürzel darauf. Lochen Sie den Lieferschein und sortieren Sie ihn im entsprechenden Ordner ein.
- Abschluss der Bestellung
- Legen Sie die Bestellunterlagen im Ordner „Erledigte Bestellungen“ ab und sortieren Sie die Ware gemäß Warengruppe ins Lager ein.
- Kommissionsware kennzeichnen
Falls die Ware für einen bestimmten Kunden bestellt wurde, drucken Sie einen Reservierzettel über AMPAREX > Kunde > Drucken > Reservierzettel und kennzeichnen Sie die Ware entsprechend. - Kundenbenachrichtigung
Informieren Sie den Kunden gemäß Markierung auf dem Bestellschein („A“ für anrufen; „T“ für Termin). Der Eingang von Zubehör, Hörgeräten oder Sonderequipment wird in der Kundenkartei vermerkt.
2. Lieferung von Geräten aus Reparaturwerkstätten #
- Warenkontrolle und Funktionsprüfung
Für Reparaturgeräte erfolgt die Warenkontrolle gemäß den Schritten 1-4 aus II.1. Anschließend führen Sie eine Funktionskontrolle durch, um sicherzustellen, dass der vorherige Defekt behoben ist. - Gerät einsortieren
- Nach der Funktionskontrolle legen Sie das Hörsystem in eine Hörgeräteschachtel und markieren es in der Kundenkartei als „Reparatur fertig“.
- Informieren Sie den Kunden und vereinbaren Sie bei Bedarf einen Termin.
- Dokumentation
Mit dem Lieferschein verfahren Sie wie in II.1.6 beschrieben. Anschließend folgen die Schritte II.1.9 bis II.1.11.
3. Lieferung von Otoplastiken #
- Warenkontrolle
Für Otoplastiken erfolgt die Warenkontrolle gemäß den Schritten II.1.1-4. Ein genauer Abgleich zwischen Bestellung und Lieferung ist erforderlich. - Kennzeichnung und Einsortierung
- Bei korrekter Lieferung verschließen Sie die Otoplastik-Tüte und beschriften das Label mit dem Namen des Kunden.
- Die Tüte wird in die Kundenkartei einsortiert.
- Dokumentation
Mit dem Lieferschein verfahren Sie wie in II.1.6 beschrieben. Anschließend folgen die Schritte II.1.9 bis II.1.11.
4. Lieferung von Im-Ohr-Hörsystemen (IdO) #
- Warenkontrolle und Funktionsprüfung
Für IdO-Hörgeräte erfolgt die Warenkontrolle und Funktionsprüfung gemäß den Schritten II.1.1-4. Vergleichen Sie die Lieferung explizit mit der Bestellung und informieren Sie den Besteller bei Abweichungen. - Kennzeichnung und Einsortierung
Nach bestandener Funktionskontrolle wird die Lieferschale mit dem Gerät versehen und unter „Reserviert“ abgelegt. - Dokumentation
Mit dem Lieferschein verfahren Sie wie in II.1.6 beschrieben. Anschließend folgen die Schritte II.1.9 bis II.1.11.
5. Mitgeltende Dokumente #
- Bestellschein: Im Bürowagen / Bestellordner
- VA 8.04: Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
- FB 8.04.00-01: Korrektur- und Vorbeugemaßnahme
- Wareneingangsstempel
- Optimierungsmeldung
- FB – XXX: Bestellformular Otoplastiken HGS-Leer
- FB – XXX: Bestellformular HörHer Otoplastik
- FB – XXX: Reparaturauftrag Amparex
- Herstellerspezifische IDO-Bestellformulare