Arbeitsanweisung für die Erstellung und Verwaltung des Besprechungsprotokolls
1. Zweck #
Diese Arbeitsanweisung beschreibt den Ablauf sowie die Vor- und Nachbereitung des Besprechungsprotokolls, welches bei den wöchentlichen „Skype-Meetings“, hörher-Treffen und weiteren Gesprächen wie z. B. Mitarbeitergesprächen verwendet wird.
2. Geltungsbereich #
Diese Anweisung gilt für alle Mitarbeiter der Firma hörgeräte hermanns.
3. Arbeitsmittel #
Die für das Protokoll benötigten Arbeitsmittel umfassen:
- Computer mit dem Programm Amparex
- Vorlage „Protokoll blanko“
- Datei „Liste der geltenden Änderungen“
- Programm Skype (bei Bedarf)
4. Durchführung #
- Gesprächsbeginn: Jedes oben genannte Gespräch startet mit einer kurzen Befindlichkeitsrunde der Teilnehmer.
- Überblick über Themen und Zeitplan: Zu Beginn wird ein Überblick über die zu besprechenden Themen sowie den geplanten Zeitaufwand gegeben.
- Themenbearbeitung und Protokollierung: Die zu besprechenden Themen werden im Protokoll aufgelistet und der Reihe nach behandelt. Es werden nur Beschlüsse festgehalten und notiert.
- Aufgabenverteilung (To-dos): Aufgaben werden mit einem zugehörigen Mitarbeiter-Kürzel und einer Frist zur Erledigung im Protokoll festgehalten.
- Nach der Besprechung:
- Das Protokoll wird in der Dropbox gespeichert und ausgedruckt.
- Jeder Mitarbeiter unterschreibt das Protokoll zur Bestätigung seiner Anwesenheit und zur Kenntnisnahme.
- Das unterzeichnete Protokoll wird gescannt und als PDF in der Dropbox archiviert.
- Änderungsüberprüfung: Jeder Mitarbeiter ist eigenverantwortlich dafür zuständig, die „Liste der geltenden Änderungen“ zu prüfen und die gelesenen Inhalte abzuhaken.
5. Mitgeltende Dokumente #
- Protokoll blanko (Vorlage für die Protokollerstellung)
- Liste der geltenden Änderungen (zur Verfolgung von Änderungen und Neuigkeiten)
Diese Arbeitsanweisung stellt sicher, dass die Protokollierung und die Nachverfolgung von Änderungen strukturiert und nachvollziehbar erfolgt.